La pratica virtuale o il fascicolo virtuale.

Nel 2007 quando si parlava di Pratica notarile informatica, molti mi chiedevano cosa fosse, loro conoscevano il Fascicolo.

Oggi nel 2015 il concetto di pratica informatica è ormai sdoganato.

Purtroppo credo solo il concetto, ovviamente non in tutti gli studi, ma laprocedura informatica non è usata come strumento di lavoro per ottenere informazioni ma bensì solo come strumento software per produrre l’atto e per automatizzare il più possibile gli adempimenti.

La domanda che mi pongo è, qual’è il vero utilizzo di un prodotto gestionale per lo studio notarile?

Credo che dipenda da come il Notaio voglia gestire il suo studio e quali “trend” voglia studiare con i dati prodotti.

Esempio del processo interno denominato “Pratica Virtuale”

Ipotizziamo che lo studio abbia le attività organizzate per “settori”.

Ogni settore ha un suo  “responsabile” che coordina il suo gruppo.

Obiettivo software: ottimizzare i punti d’incontro determinati dalle linee di incrocio delle attività e delle informazioni,  orizzontali e verticali.

Questi settori sono pensati come orizzontali all’organizzazione, con necessità ed obbligo di scambio costante e certo di dati e di informazioni fra le persone che compongono un settore di lavoro ed i settori di lavoro fra loro, mentre il flusso della pratica è verticale, sempre con  obbligo di scambio costante e certo di dati e di  informazioni.

Nell’ottica di gestione ottimale dello studio (studio efficente ed efficace) il front-office assume un ruolo strategico nell’organizzazione e il software si deve occupare di aiutare la segreteria a gestire:

• la capacità di ascolto e trasmettere l’attenzione specifica al cliente,
• gestisce il primo incontro con il cliente,
• garantisce una risposta costante e personalizzata alle richieste del cliente,
• ottimizzare il flusso dei clienti per le stipule,
• ottimizzare le prime richieste di preventivi,
• gestire il brand web dello studio,
• gestire l’agenda,

avvia la pratica virtuale (per chi vuole avere maggiori informazioni, mi contatti).

La pratica inizia il suo iter per arrivare alla fase dell’istruttoria,  dove si Studiano e si verificano

• tutte le informazioni raccolte;
• tutta la documentazione pervenuta;
• visure ipo – catastali e relazione;
• titoli di provenienza;

Si imposta la scritturazione dell’atto evidenziando:

• eventuali aspetti da verificare con il Notaio;
• eventuale documentazione integrativa da richiedere;
• eventuale documentazione richiesta, ma ancora mancante da sollecitare.

Il Notaio Studia e legge quanto sopra e appunta sulla pratica virtuale le sue riflessioni e modifiche da fare all’atto..

Riferisce per iscritto come procedere.

La scritturazione dell’atto avviene rispettando le indicazioni provenienti dalla pratica virtuale e utilizzando una check list di controllo.

Nonchè si provvede a svolgere tutte le specifiche attività da farsi (richiesta documentazione integrativa, ecc..).

Poi si avvia un iter che ci porta alla stipula (per chi vuole avere maggiori informazioni, mi contatti)

Conclusa la fase della stipula, la pratica segue il suo iter fino ad arrivare

• all’ “amministrazione” per gli adempimenti fiscali;
• all’ “ufficio adempimenti” per la registrazione, la trascrizione e la predisposizione delle copie autentiche

La pratica virtuale, ci ha consentito di raggruppare in un unico contenitore tutte le informazioni gestionali, amministrative, ecc…

La registrazione automatica dei tempi e delle attività avviene con un software CRM che ci ha permesso di svolgere perfettamente l’attività classica notarile, di ottimizzare il front-office, di migliorare la nostra comunicazione interna ed esterna e di rispondere alle seguenti domande:

• Quanto tempo ho impiegato per produrre quest’atto?
• Quali sono i costi fissi e quelli variabili per  questo atto?
• Ecc….
• ……..Saluti

 

 

 

 

 

0