Breve sintesi della teoria dei vincoli di Goldratt applicata allo Studio Notarile

Ultimamente negli studi notarili con i quali collaboriamo incominciamo ad introdurre tecniche economiche/organizzative mutuate dal management aziendale ma, adeguatamente trasformate per il contesto in cui operiamo, ottenendo risultati sempre più sorprendenti, almeno per noi e per i nostri clienti.

Oggi vogliamo introdurre la “teoria dei vincoli” di Eliyahu M. Goldratt (guru del management aziendale).
La”teoria dei vincoli” è una teoria su come gestire una organizzazione, nel nostro caso uno studio notarile, ovvero è un metodo per identificare e rafforzare l’anello più debole (il vincolo) in qualsiasi processo, in un approccio iterativo al miglioramento continuo.
Per descrivere il contenuto della teoria, dobbiamo introdurre alcuni punti introdotti da Goldratt:

Focus

Il problema del miglioramento delle “performance” di una studio si traduce nella domanda “su cosa occorre agire? ”.
Forse su tutti i fattori che creano il processo?
Non sembra essere necessario perché se i fattori e risultati sono tra loro collegati, come sempre avviene negli studi, allora agendo su una minuscola frazione dei fattori si ottiene praticamente la quasi totalità dei risultati.
La focalizzazione è quindi il criterio del successo dell’azione del Notaio.
La Teoria vuol dunque fornire il necessario focus.

Vincoli e non vincoli

Sarebbe un grave errore trattare in modo uguale vincoli e non vincoli. In genere si ritiene che valga universalmente la massima “Fare di più è meglio” ma ciò è vero solo se una risorsa è un vincolo. Se una risorsa che non sia vincolo viene trattata nello stesso modo del vincolo si ottengono risultati opposti, la performance del sistema si deteriora. Una risorsa non vincolo deve produrre fino a un certo livello, ma non oltre. Dunque l’indicazione di concentrare l’attenzione (focus) deve arricchirsi di una seconda notazione: distinguere dove occorre fare sempre di più e dove occorre invece non fare oltre un certo limite. Gli elementi non vincolo, che sono i più numerosi in uno studio, debbono sottostare alla seconda condizione.

Misurazioni

I sistemi di controllo esistenti negli studi notarili ad esempio: fatturato, repertorio, numero atti, atti a raccolta, ecc, normalmente favoriscono un’indicazione sull’attività dello studio e prevedendo (forse) la saturazione delle risorse.
Il sistema introdotto da Goldratt introduce tre nuove misure principali: Onorario (ON) cioè flusso netto del denaro entrante, Denaro Investito (I), e Spese Operative (OE).
(ON) rappresenta il flusso di denaro che entra nel sistema grazie alla propria attività, (I) rappresenta il denaro investito in attività che lo studio intende poi vendere indirettamente ad esempio corsi per la formazione, consulenza, ecc…
(OE) è il denaro che occorre per trasformare I in profitto netto.

La creazione o produzione

Con la comprensione dell’importanza cruciale dei colli di bottiglia (essi sono una qualsiasi risorsa la cui capacità è uguale o inferiore alla domanda che deve soddisfare), divenne necessario definire le azioni da compiere su di essi. Poi, col tempo, la terminologia cambiò introducendo il principio del processo in “catena critica”  ossia catene di attività che sono vincolate sia da dipendenze che dalla disponibilità delle risorse.

Processi di pensiero

I processi di pensiero sono formulazioni grafiche rigorose del principio di causa-effetto. Sono necessari per identificare i problemi che stanno alla radice, cioè i pochi fattori cruciali che si trovano all’origine dalle numerose criticità esteriori, che uno studio sperimenta, individuare le modalità con cui rimuovere tali problemi radicali senza creare al tempo stesso nuove indesiderate criticità.
I processi di pensiero sono genericamente chiamati alberi, ad es. l’Albero della Realtà Attuale è quello che individua le cause prime, l’Albero della Realtà Futura è quello che verifica che la soluzione trovata effettivamente funzioni e non ne produca di nuovi, e così via.
Un ruolo particolare viene giocato dal Diagramma di risoluzione dei conflitti che Goldratt in modo suggestivo chiamò “The Evaporating Cloud“, una rappresentazione sintetica dei problemi che si trovano alla radice. Lo scopo dei processi di pensiero è quello di trovare soluzioni rigorose ed efficaci ai problemi evidenziati, la dove le tecniche tradizionali falliscono.

Gli alberi Strategia e Tattica

Gli alberi Strategia e Tattica sono probabilmente lo strumento più potente messo a disposizione dai processi di pensiero. Essi rappresentano la struttura logica che permette la focalizzazione: partendo dall’obiettivo strategico dello studio derivano logicamente quali azioni fare (e in che sequenza debbono essere fatte) e quali azioni non fare. I vantaggi di questi alberi sono stati quello di semplificare la realizzazione dei progetti, di rendere senza problemi il passaggio da uno stadio all’altro.

Per maggiori informazioni, ed entrare più sul pratico, potete contattarci all’indirizzo email: info@businessnotarile.it.

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