Agenda Studio Notarile
Un ingrediente fondamentale nell’organizzazione dello studio notarile, consiste su come viene utilizzata l’agenda interna.
Agenda di Studio
Autore: Enrico Bartolini
La pratica virtuale
La pratica virtuale o il fascicolo virtuale.
Nel 2007 quando si parlava di Pratica notarile informatica, molti mi chiedevano cosa fosse, loro conoscevano il Fascicolo.
Oggi nel 2015 il concetto di pratica informatica è ormai sdoganato.
Manager di studio notarile
Manager di studio notarile (MSN)
L’obiettivo essenziale del MSN è quello di assicurare il rispetto dei costi, dei tempi e della qualità concordati e soprattutto il raggiungimento della soddisfazione del committente. A prescindere dal campo di realizzazione del progetto, un bravo manager deve essere abile a interpretare gli obiettivi reali del progetto dal suo inizio sino alla fine, assicurandosi che la visione del committente venga realizzata secondo le sue aspettative nei tempi stabiliti.
Customer Relationship Management (CRM)
Customer Relationship Management (CRM)
Che cosa si intende con l’acronimo CRM?
Linkedin per il brand notarile
- Cos’è Linkedin
E’ l’unico sito di social networking che ha mostrato l’uso più elevato tra i 50-64 anni di età che non tra quelli di età 18-29, il che significa che le persone con più esperienza professionale sono sul sito. Credo che la scelta del social network su cui esportare tempo, denaro e capacità debba essere ben ponderata.
Oggi, è necessaria una presenza professionale on line, per consentire all’interlocutore di farsi una prima idea su chi sei. Ho letto una statistica in cui si afferma che il 50% della popolazione dei paesi occidentali prima di fare una qualunque scelta di vita verifica sul web se ci sono informazioni specifiche. Un profilo LinkedIn, fatto bene, può essere un buon curriculum online che contribuisce ad assicurare che il buon lavoro che faccio è pubblicamente riconosciuto.
Personalmente, per parlare ad un pubblico di adulti svilupperei questo canale.
Apriamo questo canale (con i prossimi post, corso per notai inerente utilizzo linkedin):
Come ci si iscrive (prossimo post)
Creazione profilo linkedin
Creazione blog e links
Creazione Gruppi
Creazione e gestione Network
Pagine aziendali struttura e vantaggi
Pagine aziendali vetrina e analytics
Promuoversi su LinkedIn
Saluti ….
Organizzazione – Controllo – Valorizzazione dei processi
Organizzazione
Controllo
Valorizzazione dei processi
La mappatura dei processi
La prima attività da farsi consiste nel definire quali sono i processi o i flussi di lavoro dello studio notarile.
I processi sono l’insieme organizzato delle risorse umane , tecniche ed economiche utilizzate per l’espletamento delle attività necessarie per ottenere il risultato.
Per ottimizzare il flusso interno dei processi e quello esterno è importante definire i dati di imput, quelli di output, le risorse e la metodologia strategica
da applicarsi.
Questa mappatura dei processi ci deve consentire di stabilire delle strategie organizzative per ottenere dei flussi basati su:
- percorsi inerenti ad attività fatturabili
- percorsi inerenti ad attività non fatturabili
consentendoci di mantenerli nel tempo e che siano conformi ai requisiti richiesti e aumentino le performance dello studio.
La strada che generalmente percorrò e percorriamo con il “metodo SB” è nel predisporre un documento sulla Situazione iniziale dello Studio contenente informazioni sull’organigramma e sul mansionario di ogni collaboratore.
Sucessivamente occorre definire i processi operativi, quelli di supporto e quelli di base.
I processi operativi sono quelli inerenti alle varie funzionalità dello studio, ad esempio:
| Gestione Segreteria |
| Gestione pratiche societarie |
| Gestione pratiche immobiliari |
| Gestiione…. |
I processi di supporto sono quelli inerenti alla Gestione delle Risorse Interne , ad esempio:
| Gestione Software |
| Gestione Hardware |
| Gestione Personale |
| ecc… |
I processi di base sono quelli inerenti alla Gestione Amministrativa dello studio.
Va da sè, che questi processi determinano lo sviluppo Diretto e Indiretto delle pratiche.
Una volta prodotta la mappatura dello studio si può evincere quali sono i processi fatturabili e quali quelli non fatturabili.
Conseguentemente, creiamo internamente dei protocolli per ottimizzare i processi, generando degli indicatori che consentono il controllo efficace del processo.
Tali controlli, ci possono indicare in tempo reale se vi sono delle attività critiche sul processo.
I controlli amministrativi (ne parleremo meglio in un prossimo post), determinano la verifica continua degli scostamenti dei processi dal budget.
Saluti…..
PERSONAL BRANDING – Costruire un brand on line per distinguersi
Storicamente il Notaio ha sempre messo in atto dei meccanismi di public relations convenzionali quali la cura della persona e dell’abbigliamento, arredamento dell’ufficio, frequentando circoli, esponendosi con direttori di banca, clienti ed amici. In genere tutto quello che viene è marketing off line.
Questi sono aspetti necessari che accrescono il brand personale.
Fino al primo decennio del nuovo millennio era convinzione comune, che la bravura e le competenze di un professionista si pubblicizzassero da sole, una mentalità in parte ancora valida che ha funzionato per parecchi anni ma che deve essere rivista velocemente. Il legislatore europeo e nazionale ha dovuto affrontare a più riprese, l’argomento “promozione” e “comunicazione” delle attività professionali ed ha dovuto necessariamente adeguare i codici deontologici.
L’idea di comunicare e promuovere l’attività notarile era considerata scorretta, oggi invece diventa necessario far conoscere agli altri la propria professionalità, preparazione ed esperienza.
Cerchiamo di capire semplicemente il concetto di “brand” in relazione all’attività del notaio.
Molti sentono questo termine e pensano istintivamente al “marchio”, quindi da buoni professionisti scartano l’argomento perché loro non sono un marchio, né vendono prodotti con un marchio.
Brand è un concetto più ampio, Brand indica l’immagine.
Il brand, si può costruire con i modi tradizionali precedentemente descritti ma ancor di più con nuove modalità on line quali: il sito internet, il blog personale, le discussioni on line, Facebook, Twitter e Linkedin.
Un utilizzo equilibrato di questi strumenti è necessario per accrescere l’immagine del notaio e per fornire argomenti ai potenziali clienti.
Il Web, luogo in cui avviene una comunicazione simmetrica tra soggetti è l’ambiente privilegiato tramite il quale notaio e cliente, possono trovarsi e ottenere i vantaggi desiderati.
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